企业如何做好印章安全管理？

来源：蜘蛛抓取(WebSpider) 时间：2022-06-10 12:55 标签： 加强印章管理

印章是企业生产经营的重要凭证，在法律上意味着企业的承诺、认可和证明，印章管理风险历来是企业法律风险防控的重点，随着企业经营规模的不断扩大，工作地点不在变化，企业印章管理中的法律风险亦是愈来愈突出。


公司印章管理风险案例：

一上市公司原实际控制人王某向另一自然人刘某借款3亿人民币，但借款协议到期后没能如期全部偿还，之后到2018年3月，王某与刘某就该债务签署补偿协议，在该协议中，王某承担1.8亿人民币债务及相应的利息和违约金，为了安然度过难关，让刘某放心，王某私刻了原工作上市公司的公章及法定代表人名章，并且冒用公司名义在补充协议上签字盖章，将公司列为了借款担保人。

之后，王某仍然无法在补充协议规定的时间内还款，于是刘某向法院提起了诉讼，将王某及其公司在内的9人（或法人）列为了被告，要求偿还借款。

判决结果为王某向原告归还1.8亿人民币并支付相应利息、违约金，并且支付律师费。同时，法院判决该上市公司需要对王某的上述债务承担连带偿还的责任。

不得不说，就是因为这个判决，将会对其上市公司的业绩形成重大打击。


上市公司印章管理办法：

针对私刻公章问题，建议企业应当使用最新的拥有防伪芯片的公章，在一开始就杜绝萝卜章的出现，但对于原公司工作人员来说，特别是高级管理人员，在公司内外部都有相应的资源，防伪印章并不完全就可以彻底杜绝私刻、私盖公章的行为。

因此建立一套公司智能印章管理系统是非常有必要的，珠海智能印章管理系统，依托于物联网、现代化信息技术的发展，以手机APP+云服务器为核心结合智能终端印章设备，将防伪印章安装至设备当中，全密封设备采用授权解锁和机械解锁双向操作，由两人分别各保管其中一项开锁权限，在没有实际审批人授权情况下，印章保管人员便不能私自取出更换设备当中的公章，真正实现人章分离管控。


每次需要使用印章时，将需要盖章的文件放入文件仓，使用指纹或是账号密码登入，确认盖章位置便可向审批人发送用章申请，内置高清摄像头同步拍摄文件信息发送至审批人手机APP当中，由此确认文件真实、合法性，过程中文件仓全程锁止，预防中途更换文件，在审批人通过审核后即可完成盖章，大大保障了企业用章效率和安全性。

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印章是单位行政管理中行政职权落实的主要凭证，一经加盖印章，相关的文书和资料就会产生法律的效力，所以印章的管理工作就应该得到高度的重视，防止利用印章滥用职权。在长期印章管理工作中，应该总结工作的经验，在不断的管理实践中改进印章管理的手段和措施，完善印章管理的制度，提高法律风险防控意识，保证自身的合法权益不受侵犯。文章主要就办公室印章管理中存在的问题进行分析，针对印章管理措施的完善展开讨论。

一、办公室印章管理中存在的问题 

（一）管章人员成分复杂。一般在办公室行政管理的过程中都会指定专门的印章管理人员，但是印章管理人员得成分都比较复杂，例如，有的是指定办公室主任对印章进行管理，有的是指定文秘工作人员管理，在这种情况下，容易造成印章管理的混乱。

（二）思想认识不到位。如果不能对印章管理的重要性形成一种思想上的认知，就会容易造成行政管理方面的缺失和混乱，例如，很多人认为加盖印章只是一种形式，只要领导授权，有没有印章都无所谓，还有很多人认为各管理层之间的关系，比加盖印章更具有实际意义，所以导致很多行政管理工作中的印章管理流于形式，失去了本身的意义和价值。

（三）印章使用不规范。如果行政管理机制发生变化，大部分情况下需要有新的印章，并且及时销毁旧的印章，但是很多部门没有及时销毁旧印章，甚至有些部门新旧并用，导致印章使用混乱。再如，很多部门人员在空白的纸上盖章，以备不时之需，这种行为严重损害了行政管理的利益。

（四）印章保管不严格。作废的印章应该及时收回，防止造成严重法律纠纷。但是很多部门对印章的管理松懈，随意摆放。对办公室管理埋下了安全隐患。

二、强化办公室印章管理的主要措施 

（一）严格印章的制发、启用、废止。一是新成立单位的印章，由新单位根据需要，提出印章制发申请，经上级印章归口管理部门办公室核准后送交指定承制点刻制，并注册登记，留存印章式样，发文启用。二是单位名称变更或印章磨损，需刻制新印章的，由单位提出书面申请，上级印章归口管理部门办公室核准后送交指定承制点刻制，待新印章刻制完成交付时，交回原印章，由上级印章归口管理部门办公室进行缴销登记并发文启用新印章。三是印章未经正式启用，不得使用。

（二）建立印章专人保管和安全存放制度。印章的保管是办公室印章管理的最重要环节，所以要选用具有强烈责任感的管理人员对印章实施管理。其次，印章的存放最重要的是保证印章的安全性，存放的位置要上锁，不能拿出办公室使用。如果有特殊情况需要将印章带出办公室，印章管理者必须保证始终将印章带在身上，防止印章丢失或者滥用。如果要保证以上措施能够有效的实施，就必须建立印章专人保管和安全存放制度，落实印章管理的责任，这样才能促使印章得到严谨、规范化管理。

（三）建立印章专用登记、审批制度。第一，日常行政管理工作过程中需要盖印章，必须填写印章使用申请表，同时做好印章使用登记记录，便于归档查阅。第二，很多时候需要在组织机构代码证、营业执照等复印件上加盖印章，在这种情况下需要在复印件上注明用途，日期等才能使用。第三，如果需要对文件资料加盖印章，则需要对文件的格式有具体的要求，一般文件格式是以公文为参考，如果文件资料的格式不符合要求则要及时的退回并修改，才能加盖印章。第四，印章管理人员需要严格遵守印章管理的专项原则，在具体工作的过程中要学会区分不同的工作情况，以专项原则作为印章使用的把关程序。第五，在日常印章管理中需要对相关部门的业务进行熟悉，准确判断申请加盖印章的文件是否符合用印的条件。对于不符合加印条件的申请，不能假公济私，应该退回。尤其是在空白纸上盖章现象，印章管理人员应该严格规范自己的工作行为，拒绝这种违规的要求。

（四）强化印章管理的法律意识。在办公室行政管理中，印章的管理直接涉及到法律法规、风险防控，并且直接关系到单位的社会形象。所以印章必须以单位的名义的公务活动中才能使用，并且在印章管理的过程中，要强化管理人员的法律意识和风险意识，降低印章使用风险。

综上所述，在办公室管理工作中，加盖印章是一种法律性的保障，否则所有的文件就会失去法律效力，所以印章的有效性和安全性需要得到印章管理人员的高度重视，制定规范的印章专用管理流程，建立印章专人管理和安全存放制度和印章专用登记、审核审批制度，强化印章管理的法律意识，提高单位、机关、部门的抗风险能力，保证自身的合法权益不受侵犯。

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