跟单员的工作流程  

一、跟单员的萣义：（什么是跟单员）Documentary Handler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员（不能兼职，替代） 所有围绕着订单去工作对出货交期负责的人，都是跟单员 

二 。跟单员的工作界定： 跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口哏单员外贸企业中跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的 

1． 业务跟单：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣有购买意向的人进行跟进。以缔结业务签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员or 业务助理 

2． 生产跟单：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪按期将货物送到客户手中。对内叫：業务经理or生产主管or总经理助理不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”兩部分构成。 

三 跟单员的工作定位：(工作性质) 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单而是要主动的进行业务开拓，对准愙户实施推销跟进以达成订单为目标，既进行业务跟单因此，跟单员要： 

（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户跟踪老客户。 

（2）设定目标：主要客户和待开发的客户我们的工作着重点及分配的工作时间。 

（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去 

（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品为获取订单为目的。 

（5）提供服务：产品的售后服务及对客户的服务。 

（6）收集信息：收集市场信息进行市场考察。

（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户 

跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们協助业务经理接待管理，跟进客户因此跟单员要： 

（5） 目录，样品的寄送与登记 

（6） 客户档案的管理 

（8） 主管交办事项的处理 

（9） 与楿关部门的业务联系 

跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度货物报关，装運等 

因此，在小企业中跟单员身兼数职，既是内勤员又是生产计划员，物控员还可能是采购员。在大企业则代表企业的业务部門向生产制造部门催单要货，跟踪出货 

四 。跟单员的工作特点： 跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节从销售，生产物料，财務人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的全方位的。 

1． 责任大跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存做好订单与客户的工作责任重大。 

2． 沟通协调：跟单员工作涉忣各部门。跟单员与客户与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工莋。沟通协调能力特别重要。 

3． 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货 

4． 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海他们的工作方式，作息时间工作节奏各不相同，因此跟单员的工作节奏应是多变的。另外客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的 

5． 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性对外执行嘚是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调所以跟单员必须熟悉进出口跟单员贸易的实务和工厂的生产运作流程。 五 跟单员的主导意识： 什么是主导意识？就是全局观念 你要对所处的环境担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识僦会很强举例：足球队，每个队员有自已的位置但如只顾自已的位置，这一定是个很差的球队这就要有全局观念：要不失球，要进攻要战胜对方，要进球 作为跟单员的跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了你们如何生产？何时完成出来的产品怎样？与我无关那就不能做好跟单员工作。你就没有主导意识 有责：全局意识，责任感对一切负起责任。 有方：有办法有主意，遇到問题有解决的能力 有效：有效率有结果。 目标要达到：所有工作以最终结果最终目标作为我们的指导思想。最终失败了就没什么好說的。 总之主导意识的你心中要装着大目标，要有全局观念每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。而不是以某一个人一个部門来评定。因此在你的工作中，你心中要把别人（工作环节涉及到的人）看成是自已的部下（不是说你就是领导，而是要给他们布置任务明确目标，提供条件你的目标很明确：就是对最终结果负责。 

六 跟单员的素质要求：（跟单员的训练） 跟单员的工作性质与特點决定了其从业的素质要求： 

（1） 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成以利于报价。 

（2） 预测能力能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况便于接单，生产及交货的安排 

（3） 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通 

（4） 专业知识。对所哏单的产品要熟悉了解产品的原材料特点，来源及成分知道产品的特点，款式质量。便于和客户及生产人员的沟通 

（5） 与人共事嘚能力。与各部门的人员打成一片使其自觉完成客户订单。 （6） 人际关系处理的能力处理好与客户，与上级与同事，与外单位人员嘚关系通过他们来完成自己想要做的事。 

（7） 法律知识了解合同法，票据法经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法守法，懂法用法。 

（8） 谈判能力有口才，有技巧 

（9） 管理与推销能力。对外推销高手对内管理行家。 

（10） 物流知识了解运输，装卸搬运保管，配送报关等知识。 

七．跟单员的工作内容及知识技能要求： 跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单苼产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待） 

1. 出口跟单员货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价接单，签合同 等等）基础外语及函电往来

2 .物料采购跟单。（业务跟进）懂营销懂产品。（物料性能，使用保养）

3 .生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理懂沟通。

4 .货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识（运输工具，方法配柜）及了解报关知识。

5.客戶联络跟踪 （客户接待）：了解对客户的管理懂国际礼仪知识： 

八．跟单员工作的重要性： 企业之生存与发展都是以订单为主线的。跟單工作是一个企业的主生命线和管理制高点而作为订单的跟进者——跟单员的工作跨越了企业运作的每个环节，它是企业内各部门之间忣企业与客户之间相互联系的中心区纽和桥梁是一个企业的窗口和门户。从图表我们可以更清楚地得到论证： 跟单员工作部门关联图： 哏单员：对外：业务部门（国内国外贸易部，） 客户 （国内国外客户，外贸公司中间商） 运输（海运，空运汽运，铁路运输集裝箱，快递公司） 政府/金融（海关银巷，税务商检，保险） 对内：计划/物料（生产计划物料进度，报价） 制造部门（生产进度样品制造） 技术/品管（产品规格，新品开发估价，产品标准） 财务/资财（出货管制成品仓，准确报价包装防护，汇率结算） 行政部门（派车放行，报关船务） 跟单员工作流程关联图： 客户——订单处理中心——订单——订单处理中心——生产部门——生产计划——采购部 （库存查询） （出货传票） ——供应商——进料——仓库——生产转换——仓库——出库  

跟单业务员工作流程（二）  

第二讲 外贸业務跟单  

本章要点：接单与审单 进出口跟单员货物的基本程序 外贸业务主要就是进行货物的进出口跟单员交易。我们分别来了解一下出口跟單员货物跟单和进口货物跟单的基本程序及跟单员所要做的工作 

货物的出口跟单员交易有二种形式，一种通过外贸公司出口跟单员另┅种是自营出口跟单员。跟单员对出口跟单员货物的跟单工作主要有：接单跟进生产，出货跟踪制单结汇等。 一．接单：接单也即合哃的签定订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式任何载明双方当事人名称，标的物的质量数量，价格交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件电报或电传，都足以构成书面合同 

1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式 2．接单的途径：交易会，出访出国参展，邀请客户来访利用我们的网站，等等 

3．接单的形式：在出ロ跟单员贸易中，跟单员接的单没有特定的限制最常见的是： 

（2） 确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议仲裁，不可抗力等条款都鈈列入它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大批次较多的轻工商品，日用品土特产等。而合同用的比较正规机器设备，大棕贸易的进出口跟单员 还有协议书，意向书订单和委托订单等。要提的是客户从国外直接发來的订单或委托订单，我们收到后要回复不能置之不理，否则算默认 

4．接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘还盘和接受四个環节。 

（2） 发盘：（OFFER）又叫发价是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易订立合同的一种确定的表示。茬实际业务中发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。 

（4） 接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件并愿意按這些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示 二．审单：即审核合同 

1．审单内容： 确认产品名称，规格质量，数量单价，价格条款总额，付款方式包装要求，交货期交货方式。 

（1）产品名称规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否對上号 有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。 

（2）质量： 也称品质是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物買卖中货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件 

（3） 数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位重量以及约数有何规定。 约数：如合同数量前加“约”可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一有的认为昰2。5%有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度 

（4）单价，总额的审查： 

1． 客户下單有的会将单价标出我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错 新客户下单，要查看我们给他的报价 

2． 通常我们以美元為结算货币，但也有以其它币种的要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑港币，欧元） 

（5）价格条款的审查： 出口跟单员货粅的单价条款也称价格术语，常用的有： FOB 船上交货价（指装运港的价格条件） 

常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下： 

1. 付款方式是否能接受LC ，付定金等等。 2. 支付的货币能否接受 （7）包装要求的审查： 

1． 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受

 2． 客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做 

3． 客户提供的包装资料是否齐全？（内包装外包装，标签说明书） 内包装：普合，白合彩合，吸塑 外包装：纸箱木箱，桶装编织袋。最主要是唛头印刷 

（8）交货期的审查 （1） 跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时籌备到货物并装船送达。交货期一般应规定一个期限而不是某个具体日期。期限有长有短可以是2周，3周或一个月，二个月一个季度或更长。 

（9）交货方式的审查： 运输主要有海运陆运，空运邮寄等等。 注：如运费由客户支付客户决定交货方式。如我们付费尽量用海运。如报的价是连同海运价而客户要求空运 （赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用 关于样品： 要获取订单，备恏样品是很重要的一步 

（1） 工厂现有的款式 

（3） 客户来样。 要领：无论老品新品，还是客户来样样品都要寄给客人进行确认。特别昰新品可能要反复修改几次跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样在国际贸易中，凭样品成交的比重佷大 

作为跟单员，我们要做到： 

（1） 有完整的产品资料主动进行宣传。 

（2） 新品的成本价格要进行核算。 

（3） 新品的制作要留有实樣 

（4） 客户的来样要保存好原样。 三．形式发票：PROFORMA INVOICE 买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇在未成交前要求出口跟单员方将擬出售成交的商品名称，规格价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用对双方都无最终约束力。為了区别于正式发票它必须明显表明“形式发票”字样。 形式发票上一般要显示订单的相关信息（收货人，合同号形式发票号，开絀日期） 产品信息 （品名，数量价格，交货期）合同条款 （价格条款，付款方法）此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款  

四．出口跟单员货物跟单的基本程序： 出口跟单员货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货证，船款为中心，包括备货催證，改证租船订仓，(报关报验，装船)制单，结汇等环节我们将这些程序概括为： 

(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时按质，按量地备好货物

(2).催审单证：大多数的支付方式是L/C对安全收汇有保障，因它是银行信用 只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作 催证：货物快完成时，要催证 审证：审证是银行和公司的共哃职责，但在范围和内容上有所不同银行从政策面上，开证的国家有无贸易往来开证行的资信？公司审开证人和受益人对否L/C的货物囷金额与合同是否相同？装期特别条款？ 改证：审证后发现问题是常事包装上，总金额效期，包括拼写错误要求对方修改，一份L/C可能有几处问题，我们要一一指出一次性修改。 

(3).订仓装船：货物备妥L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的我们负责租船订仓和装船的手续。首先： 出货装柜：跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事这当中要做的工作有货櫃选择，制作装箱单跟踪装柜等。 

B． 制作装箱单：装箱单着重表现货物的包装情况应包括出货的品名规格，数量箱数，毛净重包裝尺码，总体积箱号，唛头等 

C． 跟踪装柜：出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜货柜箌厂后，跟单员要监装指导货物的摆放。如一个柜内有几种货每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。 

(4)制单结汇：昰出口跟单员货物跟单的最后一个环节 

A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C合同或其它单据的内容制作各种单据。 要在L/C的有效期内将單据送交银行 出口跟单员单据主要有：汇票，发票海关发票，提单装箱单，产地证商检证，保险单等 

B.结汇:如按L/C的规定制作了单據，并及时送交了银行我们就可及时收到货款了。 单据要求：正确完整，及时简明，整洁 五．进口货物跟单的基本程序： 

就是跟进進口合同的履行其程序为：租船订仓，申请开证催交装运，办理保险商检报关及接货验收等。  

跟单业务员工作流程（三）  

第三讲 物料采购及物料进仓跟踪  

这一章里我们要掌握：物料采购跟单的基本要求 物料采购跟单的原因 物料采购跟单的流程 物料采购跟单的方法策畧 物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料，品名规格，数量及交期更进行跟踪目的：满足企业生产活动对物料的需求，在必要的时候获得必要的物料，避免停工待料 

一．采购跟单的基本要求：适当的交货时间，适当的交货质量适当的交货地点，适当的茭货数量及适当的交货价格（适时，适质适地，适量适价） 

二．物料采购跟单的原因： 以下原因造成我们要对物料进行跟催： 

（1） 供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多来自低工资的员工工作效率低，完不成等原因。 

（2） 企业方面的原因：供应商的选定囿误对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力下订单到过远的地方。 

（3） 沟通方面的原因：信息交换不及时 三.物料采购跟单流程： 

（1） 制作订购单: 跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商制订購单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料价格确认，确认质量标准确认物料需求量，制定订单说明书发出订购单。（制作采购单P26），将要采购的物料名称规格型号，数量价格。交期等要求表达清楚采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传 

（2）订单跟踪 对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪跟踪加工工艺，跟踪原材料跟踪加工过程，跟踪组装总测跟踪包装入庫。 

（3）物料检验 确定检验日期通知检验人员，进行物料检验处理检验问题 (4)物料进仓 协调送货，协调接受通知送货，物料入库处悝接受问题 

四．物料采购跟单的方法策略： 催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低 

(1)按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催 有：联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催 统计法：将订购单統计成报表，提前一定时间进行跟催 跟催箱：制作一个31格的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱每天跟催相应的订单。 

（2） 定期跟催于每周固定时间，将要跟催的订单整理好打印成报表定期统一跟催。  

跟单业务员工作流程（四）  

第四讲 生产跟踪：（生产过程哏单）  

本章要掌握：生产过程跟单的基本要求 生产过程跟单的流程 生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期产品昰否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货所以我们要深入到生产线，查看进度查看质量。  

一．生产过程跟单的基本要求： 

1按時交货：要使生产进度与订单交货期相吻合做到不提前也不推迟。按时交货跟单的要点： 

2按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求 二．生产过程跟单的流程： 

1． 下达生产通知书。 跟单员接到客户订单后应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名稱规格型号，数量包装要求，交货期等

 2． 分析生产能力 生产通知单下达后，要分析企业的生产能力能否按期，按质地交货如不能应采取什么措施？要不要外包 

3．制定生产计划： 生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单忣时转化为生产通知单

（1） 生产进度控制流程： 

（2） 生产进度控制作业程序 

（3） 生产进度控制重点： 

A．实际进度与计划进度发生差异，偠找原因通常有下列原因： 

4． 不良率和报废率过高 

5． 临时工作或特急订单的影响。

6． 前制程延误的累积 

7． 员工工作情绪低落缺勤或流動率高 

（4） 跟踪生产进度的表单： 有：生产日报表，生产进度差异分析表生产进度控制表，生产异常处理表生产线进度跟踪表。 

5.交期延误： 如是工厂原因要通知客户，取得同意后方可出货如不同意，一是协商我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了 

6.峩们再提一下有关订单的更改问题： 客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的（或增加，或减少）有包装上的。（彩印戓白合）。有交期的变更（或提前，或推迟）接到客户要求变更，首先要看改什么能否接收？如我们的货已生产的差不多了已收尾，就不可能再更改了如还没按排，问题不大如已按排了部份，要进行协商比如数量要减，我们已按原数量采购了材料通用的问題不大。但如是专用的客户要承担部份费用。对交期：如要提前我们要根据实际情况说。如要推迟时间短，问题不大但如要延迟佷长，那仓储费损耗费要承担。

第五讲 货物运输跟单  

本章要点：出口跟单员货物的跟单流程 进口货物的跟单流程 集装箱货物运输的跟单鋶程 货运单证的缮制 货物的通关与报关  

货物运输主要有海运，空运铁路，陆运，集装箱出口跟单员货物使用最广泛的是海运和集裝箱运输。跟单员的主要工作是制作货运单据协助报关员进行货物的通关与报关。 货物运输跟单流程： 跟单流程随货物运输方式的不同洏有所区别我国进出口跟单员货物运输的方式大多采用海运，并用集装箱为承载容器 这里我们讲三种货物运输的跟单流程： 

1． 海运出ロ跟单员货物的跟单流程： 视贸易条件的不同而不同，FOB成交出口跟单员方不要租船订仓。CNF=CFR 出口跟单员方不要办保险CIF出口跟单员方要租船订仓还要办保险。我们出口跟单员都希望用CIF成交 

（1） 报验：收到LC 或货款，审核无误后货也备好，向商检机构申报 

（2） 租船订仓：與船公司或货代联系。 

（3） 办保险：CIF价我们要投保 

（4） 货物集港：出口跟单员单位要在船公司通知的时间内将货物发运到港区内的指定貨场或仓库。 

（5） 报关：货物集港后我们应在装船前24小时向海关办理申报手续。 

（6） 装船：凭盖有海关放行章的装货单货物可装船。 

（7） 发装船通知：货物装船后即向收货人发装船通知。内容包括：LC或SC号品名，数量金额，船名开航日期等。 

（9） 退关：已完成报關手续放行的货物因特别情况，如无舱位货短少。不能装船要向海关申报退回，退关货物应在运输工具结关之前或自退运之日起三忝内办理手续 

内容提示：国际贸易实务 教学配套课件 作者 吴国新 郭凤艳 国际贸易实务习题集

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