如何提升工作效率和时间效率
如何提升工作效率和时间效率
&&&&来源:综合指导
　　现代人都很忙，但忙的可能没有效率，可能在“忙人”摸象，也就是瞎忙。也许你的效率可以提升20倍，也许你的激情和潜能可以提升10倍!秘诀就在于目标管理、时间管理、精力管理、如何在短时间内完成更多的事情、如何从痛苦的修行中悟道、如何尊崇内心的自由、如何有更多的时间去享受生活、如何动态平衡工作和生活?!这里有能大大提升工作效率和时间效率的几个重要的工作习惯：　　1.每天一上班就进入状态，不要浏览网页，快速聚焦最重要的工作项上面　　一些好习惯的养成，常常有助于工作效率的提高。比如，每天一进入办公室就进入状态，浏览一下邮件，列出今天要完成的工作，首先集中于做最最重要的事情。不要一上班就浏览网页和新闻，来自朋友的消息和新闻往往会浪费不少时间并分散你的精力，如果你忍不住总是想要上网溜达溜达，这时候应该告诉自己：“晚几个小时看，那些新闻不会消失的!” 实践证明，一上班就聚焦在最重要的工作上往往能最高效最快速的解决问题，因为你有热情，但热情和焦点很容易被分散，解决的秘诀就在于不让杂事分散自己的注意力、焦点和热情。总之，记住了：每天一到公司先做最重要的事情!　　2.分类集中处理事项，大大提升时间利用效率　　你每天所要处理的工作，如果仔细想来无非有两种：事务型和思考型。如果将你所要做的工作做如此划分，区别对待，也许你会收到事半功倍的效果。事务型的工作不用太动脑子，只要按照熟悉的流程或程序做下去就可以，而且不怕被干扰和中断，如收发e-mail、写信、填写工作报表、备忘录等，这些例行公事、性质相近的事情可以集中在同一个时间段来处理，即使在精神状态不佳的情况下也能完成。而对于那些需要集中精力、一气呵成的思考型工作，则要谨慎对待，在做之前要进行充分的思考，不停地想，苦思之后方有灵感闪现，这时要安排精力旺盛、思路敏捷，而且不易被干扰的时间段集中去做。　　3.制定工作计划之外给自己一个倒计时，产生时间紧迫感　　每天面对大量的工作，谁都不免产生“丢三落四”、忙而无序的状况;如果会工作，养成定时作计划的习惯，效果是大大不一样的。要善于管理自己的工作，可以准备一个记事本，对自己每月的工作计划、每周的工作计划进行规划和跟踪管理。每月之末，抽出一定的时间思考一下下个月的工作重点和计划安排。制定工作计划，关键是要会分解目标，把制定的月目标分解到一个周，一个周的目标再分解到每一天。也许看上去是一个很庞大的，担心完成不了的工作目标，经过这样的层层分解后，结果发现，原来要实现这个目标并不是很难;这样工作起来才不会感到有很大的压力。　　此外，制定工作计划之外，要给自己设定一个倒计时，利用倒计时所产生的紧迫感。这是心理学家推荐的自我激励方法。这种倒计时所产生的紧迫感能激发你的决断力和专注力，调动你的情绪和潜能。　　4.学会沟通，微笑沟通，工作效率提升也需要沟通获取良好的外部环境和资源　　在一个公司里或者团队里，遇到最多的时间管理上的问题是什么?沟通问题。沟通首先要学会微笑，微笑首先要敞开心扉，用一个包容的心态和接纳的心态来沟通。微笑、自信，能产生神奇的效果，笑对世界，世界就会对你微笑;自信，周围的人会更多的支持你。　　每天用一定的时间来和同事、上级沟通，有良好的沟通心态、学会倾听，就能获得积极的沟通效果，工作软环境、工作需要的资源就能获得支持!这对工作效率的提升有非常大的作用。记住：很多时候有效沟通可能比抓紧时间做事还重要!很多有经验的人都知道：领导布置下来一项任务之后，先和领导沟通好预期的结果和方式很重要 ～ 只有当你真正明白了要做什么，怎么去做的时候，再去行动，这样返工的几率就低的多了，自然效率也就高了。这就是所谓的“磨刀不误砍柴工”!　　5.提升自己的专业能力，能力强才有解决问题的效率　　我想这个道理大家都懂的，一个刚毕业的业务不熟、技术不精的人去解决一个问题往往半天都找不到门道，半天一天的时间可能要被白白浪费在知道自己要干什么上面。有时候，要知道自己要干什么也是一件很难的事情，需要对业务和需求、技术等多方面的理解，而不知道自己要干什么更不用谈工作效率了。即使知道了要干什么，下一步还有怎么做的问题.... 这一切都要求我们提升自己的专业能力，没有专业能力，强工作效率无从谈起。如果你的专业能力越强，经验约丰富，那么你做一件事情比别人消耗的时间就越少，这时候你就需要考虑是不是可以接受更大的挑战，多做一些重要但是不紧急的事情。　　6.保持工作环境的有序和整洁　　实践证明，优雅整洁的工作环境、打造高效健康的工作区能大大激发工作的热情和潜能，这就是为什么美国的大公司纷纷在工作环境和装修上大请设计师的原因了。工作环境不仅会影响到工作效率，还会影响工作中的创造性。美国管理大师坎特为不景气的公司管理人员提出的第一个建议往往是让他们把工作地点重新粉刷或是清洁一遍。这也是给你自己贴上成功标签的一种方法。她说：“环境会激发人们向更高的目标看齐。不要认为给自己换个新发型或是买件时髦的衣服是轻浮虚荣的，你这样做不是为了炫耀，而是为了在胜利到来之前为自己树立信心。　　7.学会自我暗示提升自信，好情绪能提升工作效率　　自信心就是对良性结果的期待! 工作中没有什么勇敢不勇敢，如果出了问题就必须面对!必须解决!遇到挫折的时候抛弃所有的主观情绪，只追问自己：如何解决问题?(这很难，需要很深厚的功力)在想办法解决的过程中，要有信心，要进行自我暗示，相信一定会解决一定能够解决，这种对良性结果的期待就是自信心，这种自信能大大提升工作效率。而坏的情绪好坏往往会影响到工作状态，要求自己尽量不要把一些不好的情绪带进工作里，当然谁也不可避免遭遇气愤、低落的时刻，但要学会控制。每当这时，闭上眼睛几分钟，告诉自己：“只要不发作，就又战胜自己了”。能够管理自己的情绪了，也就意味着在走向成熟。 此外，要学会把生活和工作上的事情分开。　　通常影响我们效率的，不是繁杂的任务和时间管理的问题，而是我们的情绪!我们通常被情绪所左右，压根不想工作，不想干活，拒绝合作，这才是我们拖延和被动的原因。通常让我们感到疲惫的，不是劳累，而是索然无味。如果不热爱你的工作，何来工作效率?　　8.要学会拒绝　　当我刚开始工作的时候，我非常急切的想要去讨好别人。这也就是说，我几乎不能去回绝别人对我的要求。我加了很多班，但是还是不能完成他们交代给我的所有事情。结果他们表示不满意，而我也表示要崩溃了。如果你从不回绝别人，你的答应就显得毫无意义。承担能力所及的事情，如果别人不停地指派给你更多的事情，你需要明确的表示那意味着将会耽误其他的工作。为了应付这种事情，我会随身携带一张列有待办事项的纸(To-do list)。当人们叫我去做什么事情的时候，我就给他们看这张纸，并且问他们我应该为他们挤掉哪个事情。这是我用来拒绝别人的一种好办法。　　9.彻底放松，休息　　也许你不相信，提升工作效率的最后一点是彻底放松，休息。你放松了，休息好了，就能有效率。相反，连续加班，持续高压，这种工作效率是不可持续的。工作是一项长跑，不是50米冲刺。一次彻底的放松，才能更有精力去工作。这样的事情很常见，问题的核心是：什么才是最有效的彻底放松?我推荐几个：冥想(静坐)、和知心朋友聊天、散步、音乐、旅行.... 所有最适合自己的让你最放松的放松就可以了。休假的时候，就彻底忘记工作，告诉自己：“工作是忙不完的，没有你，公司还是一样转动，也许还转的更快呢!高效工作的目的是什么：不就是为了省出时间来享受生活么”
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谭老师助理：
管理者如何提升工作效率？
管理者如何提升工作效率？
文/交广企业管理咨询公司首席专家谭小芳
你是否总是第一个冲进办公室，最后一个离开？没有比夏季工作50小时以上更恐怖的事了。为了能够使用夏日星期五（无论是正式的或非正式的），你应该在这个季节里尽可能地提高效率。你是不是从早忙到晚，感觉自己一直被工作追着跑？但你的忙乱也许不是因为工作太多，而是因为没有重点，目标不清楚，所以才让工作变得越来越复杂，时间越来越不够用。一天只有1440分钟，在信息庞杂、速度加快的职场环境里，我们必须在越来越少的时间内，完成越来越多的事情。
国内很多民企的老总或者管理者之所以很累效率比外企低，主要的原因就是自己把员工的工作抢走了，最终搞得自己忙的不可开交，员工轻松的要命；但我同时呢，也报理解的态度&&老板和管理者真的不想将工作交给员工吗？他们很想，可是他们更多的是不放心才造成今天结果，这也就是很多提高管理者工作效率或员工工作效率的方法为什么行不通了！
工作效率(Workefficiency)，一般是指工作的投入与产出之比。产出大于投入，就是正效率，产出小于投入，就是负效率。提高工作效率的目标，就是要求正效率值不断增大。一个人的工作能力如何，很大程度上是看其工作效率的高低。如果一个人长期处于低效率状态，可以肯定其能力是低下的，或者是心理上和生理上出了问题。著名企管专家谭小芳老师（官网）表示，提升工作效率的意义在于&&
1、提高工作效率之后，在优化劳动组合中，具有更大的竞争优势。
2、提高工作效率以后，可以克服机构臃肿，人浮于事，浪费时间的现象。
3、提高工作效率以后，就有可能缩短工作时间，从而有更多的时间让员工自行支配，去从事学习、娱乐、旅游、社交和休息。
4、提高工作效率可以增加二者利益。即有利于单位的劳动生产率和经济效益的提高，增加活力；有利于工作人员个人实现多劳多得，增加收入。
无论是从事于哪个行业，无论是老板还是员工，我们都希望能够更好的提高工作效率，但是如何能够更好的提高工作效率呢？著名企管专家谭小芳老师（预定管理者工作效率提升培训，请联系）总结了管理者提升工作效率的9大技巧，称之为工作效率提升的九阳神功&&
1、按计划行事
每天列一个日程表，列出写邮件、打电话的时间。人们习惯于确定开会的时间，但对于自己一整天的工作却缺少具体的时间安排。如果觉得开会比日常工作还重要，那么只会造成各种阻碍。另外，谭小芳老师建议把你想要回家的时间确定下来，然后再下载一个&该回家了警报器&，可以协助更好地达到目标。
2、确定优先权
做事千万不要拖。要注意自己是否总是先处理些例行公事，而将重要事情一拖再拖。如果你能在面对简单和棘手的公务时，首先选择后者，那么事后你将会产生巨大的满足感和自信心。把小事情都放在后面，你会很容易节省许多时间。如果你不能拒绝，至少要让自己的工作先后有序。
3、知道自己何时效率最高
很多人都在早上的时候工作效率最高，可如果你的生物钟稍微靠后了一些，不妨晚一点去吃中午饭，趁办公室里的安静状态，进行工作。谭小芳老师建议分清楚从老板，客户以及同事之间过来的事情，哪些是紧急的、首要的，问清楚它们的最后期限，他们期望的是什么结果。花些时间多问些问题，会有助于你决定哪些事情更重要，同时也可能避免你重复劳动。
4、创新提升效率
引进适用的新设备就生产方面来说，采用新设备往往都能极大的提高工作效率，这方面是众所周知的，在此不再赘言。采用新技术新工艺前面说的要选择最好的工作方法，对生产、加工业而言，就是要不断地改进生产技术、生产工艺，只有创新、引进、吸收新技术、新工艺，才能保证生产效率和生产水平的永远领先，才能真正体现新技术、新工艺对提高工作效率的贡献。
5、放松你的神经
在你入睡1小时前关掉电视。看电视会刺激你的大脑，让它处于难以入眠的状态。整晚睡不好的精神状态，相当于血液里酒精含量达到醉酒驾车的程度。人能保持的高效工作时间，每次都不会持续超过1小时，所以剩下的时间你虽然在工作，但效率一般。如果你选择适当的休息，并且给同事和自己都倒点喝的，算是利人利己。
6、把搞笑邮件放到一边
如果你收到很搞笑，或是比较八卦的邮件，不要急于转发，不然你会从更多的同事朋友那里收到更多的搞笑邮件。因为在这件事情上，人们都喜欢礼尚往来。调查显示，上班族每天平均花6分钟时间处理垃圾邮件。跟你的IT部门联系，建立更好的垃圾邮件处理系统。
7、明确职责与装备
在你着手做一件事情前，首先要问这件事是否属于你的职责范围。很多上班族因为不愿意为这些&小事&多费口舌，而无端增加了工作&&记住，抱怨没有错。谭小芳老师表示，不论你是建筑工人还是办公室一族，你的所有装备都需要安置有序，不然的话，你的宝贵时间都浪费在寻找它们身上了。放一个工具盒在你的办公桌上，让每个人知道借用过的东西可以放在其中。
8、固定你的工作流程
把下属汇报工作的时间，头脑风暴时间，或是监督工作进度的时间，都固定在每天的某个时段内。这样就不会有人时不时来打断你的工作。而这个固定的时段，完全可以过得轻松一点，加点茶和点心。另外，谭老师建议每个月检查一下你的电脑：查杀病毒、删除过期文件、清理碎片、安装需要的软件，同时也卸载不必要的软件。2005年的一项调查发现，很多上班族平均每天需要用48分钟来专门处理电脑问题。
9、适时离开
记住&过劳死&这个词已经成为上班族可以选择的一种死亡方式，不要让它成为你的墓志铭。如果你因为按时下班而感到内疚的话，可以通过下班后作一些有意义的事情，来抚平这种情绪，比如去看望父母，或者照看小动物。同时，谭小芳老师建议按时锻炼身体，提高身体素质可以避免你请病假，这样你也不用休病假回来发现文山会海正在办公室里等着你。有数据表明，不到48%的上班族每周做足够锻炼，而值得提倡的锻炼时间是每周不少于150分钟。
综上所述，作效率高低不仅体现了企业的管理水平，还能看出企业的员工素质，更能说明企业在当今市场上的竞争力，因此很多经理人、很多企业也都在为提高工作效率绞尽脑汁，提高工作效率的途径，或许千条万条，但这九条应该是比较关键的，因此经理人和企业，最好以此为镜，检视自己和企业，取长补短，互通有无，学习交流，以期真正提高工作效率！
谭老师助理：
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······职场新手该如何有效的提高工作效率-马海祥博客
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> 职场新手该如何有效的提高工作效率
职场新手该如何有效的提高工作效率
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相信大家应该都有过因工作效率而烦恼的时候，每每到PDI的时候领导必提效率有木有？自认为快是不算的，必须领导和客户方说了算，对于当年校招进来的&毛驴&，是一件泪崩漫长的提升过程，整天琢磨如何快，多快的速度才算快，恨不得快到连参照物都变得动感模糊。
在日常工作中，七七八八的一大摞任务很难让人全神贯注的工作的，在工作开始前，除了要明确目标以外，你还应该花上几分钟时间为大堆的零碎任务理出头绪分清秩序，否则你就得在工作中浪费几个小时来处理任务间的混乱和冲突了。
一、懂得整理需求
效率是先把重要的事情优先排序来完成，好的整理习惯是可以提高效率的，当需求很多的时候是可以通过整理需求有条不紊的进行，只要了解哪些是重要和紧急的事情，就能轻松的决定先处理什么，这个相当于是做项目管理的事情，要善于管理自己的工作。
例如：本周产品经理们提了很多需求，你可以尝试着这样做下：
1、列出所有需求
2、归纳类型
3、了解份量
A(传输功能设计)：总办需求；
BBB(图标类设计): 迭代需求，排一起绘制；
C(新增界面设计): 迭代需求，需较多时间设计；
D(功能宣传图)：迭代需求，版本发布的新功能宣传。
4、明确期限
假如级别为High、Mid、Low&
A(传输功能设计)：总办需求&非常紧急(今天)&High
D(功能宣传图)：迭代需求，版本发布的新功能宣传&周三&Mid
C(新增界面设计): 迭代需求，需较多时间设计&本周&Mid
BBB(图标类设计): 迭代需求，需较多时间设计&本周&Low
需求从散到整，从大到小，从繁到简，从紧急到迭代这样去处理就会变得清晰可观。
二、要有探究需求真相的精神
可能很多人也曾拿到需求就马上画稿，孰不知是不断重来的经历，表面应付需求是无法解决问题的，要先了解用户或老板的核心诉求，找出诉求的背后真相，才能够有合适的方案去解决，才能快刀斩乱麻。
本质问题得到解决便不会有重复工作量而拖延了本来的交付期限，还有就是有一些需求根本不是需求，比如老板只是随便几个建议，所以要思于前，行于后。
三、熟练的掌握工作技能
技能的熟练会提升工作效率，就像切土豆丝，要切成厚薄、细条一致又要快，那是必须有一双好刀手。
做图也一样，就像画图标，要好质量的呈现，你明确了所有要注意的细节，绘制的时候会非常快速准确的完成，一步到位。
四、在高速重复工作中提取模版
模型套用会提升工作效率，在工作中一定会有很多重复式工作，比如标注规范和切图这样必不可少但却繁琐没营养的工作，可以提取模型工具去套用快速完成。
规范标注，可以根据同类窗口、内容统一规范而不要再差异设计和重复标注。
切图可以利用软件工具输出，比如slicy或PS插件，这是要善于把所有图标控件整理成库，规范好命名，便可一键批量切图。
还有比如tips弹窗界面，马海祥建议你可以根据目前所有情况，做典型1-2个模版，其他直接套用，之后可不再经过设计，开发根据模版直接实现。
五、学会聚焦与屏蔽
早上应该是比较难聚焦做事情的时间段，到办公室第一件事往往不是开始工作，比如没睡醒，各种早上新闻，查看昨天消息等。
工作时被很多信息干扰，群消息，邮件，微信，弹窗广告等，包括自己有事没事的逛微博、各路网站，很容易被外界风吹草动的影响而分心，一天班下来才发现其实本应该上午就可以完成的工作，还得加班或干脆拖到明天，这都是懒惰病和拖延病，得治。
所以要先学会屏蔽杂七八，然后全身心聚焦到工作的内容里，最后你会发现提前完成了很多工作，在此，马海祥也给大家以下2点建议：
1、专心致志做事；
2、屏蔽干扰消息。
聚焦利于把需求思考得深一些，把工作做得精细些，得出的加分项就是完成的质量随高。
六、多任务处理
能够有全神贯注的状态，也能够有&一心多用&的功能，这个要求比较高，我也很难描述。
拿一个妇女做例子，她可以一边炒菜一边看管在旁边玩耍的孩子，一边打电话给闺蜜聊去哪里逛街和去哪里美甲，所以女人是一心多用的高手，灵活性非常高。
我也常是一心多用的处理我非常繁多且接踵而来的任务，不然总觉得时间不够用，或者为了省下后面的事情做些自己想做的事，比如思考、总结，或不用加班。
但马海祥建议大家在做非常繁多、零碎又不需要深度思考的需求时可以使用这招，最好不要持续这样高度紧张的一心多用，长期只会感觉越来越累，而且打乱节奏，所以要懂得变化各种技巧。
七、敏捷响应
紧急需求时，能够快速响应，敏捷处理，这个时候是最能影响客户方的感受，还有一些几乎每天都会有的临时小小需求和bug，只要是合理的，就去免讨论部分，快速输出也是可以的。
有一次，我解决一个小需求从修改到输出给产品只花了28秒，帅呆了自己惊呆了客户，这就是在日常中慢慢积累的效率好评。
八、拍板与结论的必要性
一个有力决策的人可以提高工作效率，由于评审层级关系的复杂流程，需求确认要漫长时间是家常便饭，所以如果有机会碰到老大们都在一起，有些事情能抓住时机沟通和拍定的机会就迅速做，这就需要我们做到以下2点：
1、需要一个有力决策的人。
2、控制范围并迅速得出结论。
但不一定老大拍板这个事情就一定是对的，有些复杂的事情安排在会议上拿出来大家讨论，但是一定要有靠谱结论，如果没有意识的控制，没完没了的讨论就是低效率，要善于控制范围、节奏又能迅速总结的人，能提高解决问题的效率。
九、当自己的事情做
只有当作是自己的事情做，意愿才会更强，而且也会有一些自己的想法，想着这件事情是有自己的成绩在里面的，就会更有动力，在工作的同时，更要尽量提高我们工作的各项技能及能力，对于这点我曾在马海祥博客《》的一文中跟大家做过详细的介绍，有兴趣的朋友可以看下。
十、保持健康和清醒
健康的身体状态，健康的作息，健康的工作频率是效率的革命前提。
关于清醒的办事用歌德的一句话：在今天和明天之间，有一段很长的时间，趁你还有精神的时候，学习迅速地办事。
马海祥博客点评：
效率是由综合因素影响的，但跟个人办事风格有很大关系，其实效率是可以量化，也可进阶式自我考察，比如接手一个界面风格设计从要花1个月，到半个月、1周、两天就可以完成；码一周代码变成1天就可码完，这就能看到效率的有效提升。
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