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4S店办公用品、劳保用品、物料管理规定
为加强管理公司及各公司办公用品、劳保用品、客户接待用品、保洁用品、车间一般物料消耗品等用品的管理，本着有利正常工作，厉行节约，杜绝浪费的原则。管理公司根据实际，将日常办公用品、劳保用品、客户接待用品等管理实行管理公司集中采购，各公司根据批准后的预算限额领用，实行物资包干管理，其中基本办公用品实行费用包干管理。
2.适用范围
本管理规定适用于管理公司及下属所有公司办公用品、劳保用品、客户接待用品、清洁用品、车间一般物料消耗品的预算、采购、保管、领用和使用管理（固定资产、低值易耗品不在此管理制度）。
3.1本办法所指用品管理归口管理公司综合部。综合部负责用品预算核定、采购、保管、发放及监督管理。
3.2各部门负责提供本部门费用年度预算计划明细表及使用管理。
3.3 各公司行政部或办公室负责汇总上报本公司用品的预算、使用及报销结算管理。
3.4董事长或监事负责签批年度用品预算计划表。
3.5综合部负责按预算计划表需求节点进行物资采购、发放、登记核销预算费用领用本。
3.6各公司财务部负责考核用品预算的执行，严控超定额采购及领用物品，对超出预算未经董事长或监事批准的费用一律不得报销付款。
4.管理内容
4.1费用包干管理
4.1.1基本办公用品的管理：基本办公用品是指公司行政管理人员日常办公所需的各种笔、笔芯、回形针、大图针、橡皮、橡皮筋、尺子、胶水、裁纸刀、复写纸、订书机、订书订、夹子、剪刀、笔记本等办公用品。
4.1.1.1基本办公用品按定额包干管理方式，即费用每月按部门人数定额标准下发到各部门指定人员，由各部门根据需要购置所需办公用品，自行处理，超支不补，节约留存。
4.1.1.2包干金额标准
部门经理及以上人员每人每月6元，部门主管及财务人员每人每月5元，一般管理服务人员每人每月3元，车间班组每班组每月3元。
4.1.1.3各公司行政部或办公室按各部门定员定编人数一次性核定各部门年度所需经费，由公司总经理审核，报管理公司董事长或监事签批。每季度发放一次，发放时各公司按审批的相应额度制表，管理公司综合部审核，店总经理审批，财务核定后发放。
4.1.1.4各部门应指定专人负责本部门办公用品的管理发放，建立简易流水账，以便核查经费使用情况。
4.1.1.5办公用品费用未使用完毕的，应转入下年继续使用，不得挪做他用。
4.1.1.6因会议等专项工作需要增置办公用品的，经办部门应先在OA上申请，报管理公司董事长批准，由综合部采购发放，否则不予报销付款。
4.1.1.7 凡属费用包干的办公用品，管理公司今后不再采购发放。
4.2 物资包干管理
4.2.1易耗品物料管理：公司易耗品物料是指公司经营过程中需使用的A4打印纸、多层打印纸、打印色带、硒鼓、墨粉、各种印刷品、客户接待用品、保洁用品、计算器、热水瓶、车间使用辅料等。
4.2.1.1公司各部门年初应根据本部门需要制定本部门所需易耗品预算计划，计划应包括品名、品牌、数量、预计金额、月使用量等信息。
4.2.1.2各公司行政部负责汇总各部门提交的易耗品年度计划，并根据实际情况进行审核，对不合理预算计划进行增减，并编制最终预算计划表送管理公司综合部，报管理公司董事长或监事签批后实施。
4.2.1.3管理公司综合部根据审批后的预算计划，在各公司部门预算费用登记本上录入年度费用项目及额度指标。综合部根据月度用量每季度编制一次采购计划表，由管理公司财务总监审批后，按管理公司采购管理规定及要求及时集中采购入库。
4.2.1.4各部门领用物品时需先在OA上填制领料单，按审批流程传递到管理公司仓库管理员，领用时由仓库管理员在预算费用登记本上核减费用项目、数量、金额并登记，不准超定额领用用品，并打印领料单，由领用人签字，作为各公司开票及费用报销的依据。
4.2.1.5各公司部门专人负责并制定相应的配发、使用规定，报管理公司综合部备案。
4.2.1.6各公司财务部负责检查各部门预算的执行情况，杜绝超预算领用物品。
4.2.1.7预算的调整
对在实际经营过程中，对预算计划进行调整的，必须得到董事长或监事的批准方可调整，年中只准调整一次。
4.2.2劳保用品管理
4.2.2.1劳动防护用品是指劳动者在劳动过程中为免除或减轻事故伤害或职业危害所配备的防护装置及用品。
4.2.2.2小劳动防护用品是指布（纱）手套、肥皂、口罩、洗衣粉。大劳动防护用品是指布胶鞋、劳保皮鞋、雨衣、胶靴、安全帽等。
4.2.2.3公司免费为员工提供符合国家规定的劳动防护用品，不得以货币或其他物品替代应当配备的劳动防护用品。
4.2.2.4必须根据劳动条件与环境、需要保护的部位和要求，对劳动防护用品进行科学合理地选型、配备和使用。
4.2.2.5 对工作中必不可少的特殊劳动防护用品，必须根据要求配备齐全，并保证质量，预防工伤事故发生。
4.2.2.6发放标准
公司员工劳动防护用品发放标准范围见附件三《劳动防护用品发放标准表》。
学徒工应按同岗位或同工种的发放标准配备、使用劳动防护用品。
对不在发放标准范围内的，一律不发放。
4.2.2.7发放要求
（1）劳动防护用品按不同工种不同标准、不同条件不同规格发放，不搞平均主义，充分发挥劳动防护用品的作用，严禁浪费。
（2） 按月发放小劳动防护用品。
行政部应于月末按标准编制各部门小劳保用品发放表，由管理公司综合部审核，报公司总经理审批，到管理公司仓库领取。发放表班组成员签字后交还管理公司仓库，作为各公司费用报销的附件。
（3） 劳动防护用品根据职工出勤情况发放。凡月出勤达不到5天的，一律不发放小劳动防护用品。
（4） 员工工种岗位发生调整，所在部门应相应增减劳动防护用品的发放。
（5）凡从事多工种岗位或在多种劳动环境中作业的员工，应按其主要作业的工种和劳动环境配备劳动防护用品。
（6） 劳动防护用品应妥善保护，不得拆改，应经常保持整洁、完好，起到有效防护作用。
（7）员工在从事生产作业时，必须按规定正确佩戴、使用劳动防护用品。使用前，要认真检查，确认完好、可靠、有效，严禁违章使用、擅自代用、误用或使用不符合安全要求的劳动防护用品。否则，按规定对相关责任人进行处理。
4.2.3工作服管理
4.2.3.1 公司员工工作服每三年发放一次。
4.2.3.2第一次发放时，车间员工按冬（夏）工作服（各2套）、管理人员及服务岗位秋冬西服1套，长（短）袖衬衫（各2件）发放；新进公司员工根据岗位性质，按季节逐步发放。
4.2.3.3 以后每次发放时，维修车间和仓储辅助岗位员工按冬（夏）工作服（2套）、发放；服务岗位员工按秋冬西服一套、长短袖衬衣 2套发放。
4.2.3.4工作服大小不合体型需要修改的，应保留工作服原款式不变。
4.2.3.5 严格按劳动纪律管理规定要求穿着工作服，严禁上班期间不穿工作服。
4.2.3.6 随季节变化，员工应相应根据工作服季节款式进行换装，不允许混搭工作服。因特殊场合或相关工作、活动需要，按公司临时要求着装。
4.2.3.7 对新进员工发放工作服的，应根据发放价值交纳工作服押金，服务公司满一年后方可退还工作服押金，否则不予退还。
5 管理公司采购、仓库管理及财务报销流程
5.1采购管理
5.1.1综合部应根据各公司年度预算计划，合理选择办公用品、劳保用品、物料用品等合格供应商（供应商应选择实力强、资质好、货品齐全、有一般纳税人资质的应选择一般纳税人），便于结算及监督管理。
5.1.2综合部根据年度计划和供应商一次性商定价格，结算及开票方式，签订意向性合同，按合同审批流程报相关部门审批，报董事长批准。
5.1.3采购员根据预算计划、供货节点、物资需求表每季度编制一次采购计划表，由审价员审价后，报监事审批后采购。
新进员工或其它原因需临时采购工作服的，各公司应及时报送采购计划，综合部按报批的计划及时采购。
5.2 仓库管理
5.2.1管理公司仓库管理员在物品送达仓库后由采购员、财务稽核、库管同时办理实物验收入库手续，录入进销存软件明细账，打印入库单，入库手续签收合规。入库后物品应分类摆放，标识清晰。
5.2.2各部门领用物品时，应在OA上填制领料单（不同类别应分别、不同供应商填制领料单），按流程审批后传递到管理公司仓库，出库时凭各部门预算费用领用本及领料单办理出库手续，打印领料单，签字手续应齐全合规。
5.2.3车间钣金、维修、油漆、装璜使用的机物料（钻头、纱纸等）入各公司配件库，需求计划由各公司配件经理在OA上提出申请，纳入售后维修成本，作为售后维修绩效考核依据之一。
5.3费用报销
仓库管理员应按月汇总各公司部门领用物品明细，根据采购量按月（季）编制各部门报销汇总表，经各部门负责人确认签字后，由采购员通知供应商开具发票到各公司，并附签字后的出库单（或领料单），按采购报销流程办理报销付款手续。
6.1 奖惩措施
6.1.1各部门按预算计划费用严格执行，不得超实际耗用领用。年度预算有节约的部门按照50%计提作为部门经费，可自行处理。
本制度自日起施行。
本制度由综合部负责解释。
附件一：办公用品补助发放表
附件二：年度费用预算计划表
附件三：劳动防护用品发放标准表
附件四：预算费用登记本
附件五：包干办公用品管理流程图
&附件六：易耗品物料管理流程
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