在本篇文章，我们将全面深入介绍了几种虚拟会议技术。这当下的疫情波及情况下，当团队无法面对面开会时，你可以与团队使用这些技术，如音频会议、视频会议、屏幕共享、网络会议及各种远程会议系统。

本文将介绍以上各种技术的功能以及如何确定选择哪项技术。以及虚拟会议技术面临的挑战以及对应的解决方案：1）如何通过与会议发起人达成共识（订立合约）；2）设计会议流程；3）在会议中处理挑战。

2019年张艳丽老师为广州某公司做远程视频会议的引导（使用的是该公司内部的音视频会议系统）

所谓虚拟会议技术（也称在线会议、电子会议、分布式会议或远程会议），是指所有成员在同一指定时间同时在线举行的同步会议，但这些成员并未同处一间有形的会议室中或同处一个时区。你可以使用虚拟会议技术与那些平时未采用虚拟方式沟通的团队或那些自认为属于虚拟团队的人员（团队中的成员很少真正碰面）开会。

本章不会讨论 非同步会议，非同步会议是指团队成员可能不会在同一时间在线。 （ 编者补： 这牵扯到会议当中的内容和信息如何给没有参加这个会议的人做汇报、分享或者通知等）

本章也不会讨论如何创建一个有效的 虚拟团队（在很大程度上取决于非同步会议）。所有这些话题都很重要，但不在本章讨论范围之内。 （这一点我们需要向一些虚拟团队学习，即使是在非疫情时期，他们也不是面对面的工作，他们之间大量的会议和沟通是在线上完成的，而且我想也是卓有成效的）

虚拟会议技术日新月异，但本文的内容是不会不断变化的（原理性的东西是不变的） ，即便你借助虚拟技术来阅读。作为虚拟引导技术的先驱，美国亚利桑那大学的研究人员从20世纪80年代中期就开始引导虚拟会议，该技术领域依然处于迅猛发展阶段。

本文将讨论使用虚拟技术所引发的挑战，包括如何与线下的专业团队引导技术以及交互学习模式保持一致等。

关于远程会议软件的选择上，SPOT同学们给出了自己的意见（2020年2月3日的讨论）

选择使用何种虚拟会议技术

你可以使用不同的网络技术来主持虚拟会议。无论你和团队决定使用何种技术，这都将给你们带来机会和挑战。

虚拟会议技术的使用范围相当广泛。下面的清单说明了每种技术的用途。

1）音频会议：参与者可以通过共同的音频链接倾听彼此，但不能看见彼此。（有人告诉我说，QQ群可以实现50人的语音，其他的常规远程会议系统也都很容易实现这一点，而且很多家公司在疫情期间都是免费的）

2）视频会议：参与者可以通过共同的视频链接来听见和看见彼此。

3）屏幕共享：参与者可以看到引导师（或者咨询顾问）或其他团队成员的电脑屏幕，并且彼此分享对于屏幕的控制。

4）网络会议：这个技术将音频或视频会议与文字聊天、屏幕分享和其他几个简单的内容（例如，分享发言者的白板或者简单的投票工具）结合起来，例子包括gotomeeting，WebEx。（有人告诉我华为的Welink系统可以实现投票功能）

5）电子会议系统( EMS)。电子会议系统（也被称为团队支持系统或GSS）是特别设计的会议系统，可帮助团队有效使用技术，无论团队成员是同处一间会议室（在同一地点）还是身处不同会议室（在不同地点）。

通过为团队提供构建流程所需的电子工具，电子会议系统可提升团队问题解决及决策的效率，包括头脑风暴、讨论、分析和投票、跟进行动、回顾文件和简报及会议中的文件。

关于远程会议软件的选择上，SPOT群给出了自己的意见

总而言之，电子会议系统的设计目的就是通过提升流程收益并降低流程损耗来提升流程有效性。会议中最常见的两个问题：其一是糟糕的会议结构与低效的会议流程．其二是过高或过低评价团队成员的贡献，此时评价因素不是依据他们发言的质量而是依据他们的正式职位、性别、种族等。第一个问题可以通过具体的工具或活动为团队的工作任务构建结构得以解决。第二个问题可以通过匿名投票的方式得以解决，这样团队成员的身份就不会被公布出来，虽然电子会议系统确实具备区分发言的个人或子团队的功能。（目前我没有看到有如此丰富功能的远程会议系统，如果有我们第一时间推荐）

6）混合技术。有些会议技术结合了上述两项或多项技术。例如，电子会议系统技术可以与GoTo Me.eting或商用Skype一起使用，这样可以将结构化的会议流程与音频、视频结合起来。同样，电子会议系统可以在智能手机上使用，这样可以将音频和视频功能和结构化流程结合起来。（当前与微信混合使用的远程技术将有许多可能，这是基于微信的强大功能和普及率）

当你和团队在决定使用哪项技术时，你们是在几个互相矛盾的标准中做出最合适的选择：1） 对于团队任务最有效的技术； （这里你需要在会前就清晰地定义出团队会议的目标、产出和成果都分别是什么？而不是心急火燎地先在某个平台就开动远程会议了，还是那句老话，3O，对于学习过SPOT的老学员，你懂的！）

2） 所有参与者都可以使用的技术；3）参与者可以有效使用的技术。

以下是需要回答的问题——

参与者可使用哪些技术？无论技术多么有效，如果参与者无法使用，那一切都是徒劳。例如，参与者也许没有网络会议所需要的网络摄像机，或者他所处的区域没有互联网。即使参与者可以使用这些技术，但这些技术未必能提供可靠的服务，可能因为网速不够快，或者硬件、操作系统已经过时。

为了避免把时间浪费在团队无法使用的技术上，我们需要了解技术使用者的要求，并且马上了解你和团队将要使用的技术能否满足这些要求。

团队人数多吗？当参与者人数增加时，组织希望使用的技术可有效地连接每位参与者，通过有效组织使团队成员更好地理解技术，以便更好地实施。（作为会议发起人的你千万不要假设每一个参与者都是知道该种技术如何操作的，在我们以往的远程会议里，每次都会发生一些诸如此类的事情： 我需要下载APP吗？ 我怎么进去啊？ 怎么打开视频？ 怎么静音啊？ ......这些在发起人看来无需提前沟通的细节）

假如你转而使用网络会议或电子会议系统。与音频会议或电子会议系统允许的与会人数相比，使用视频会议系统并能看到出席者的人数（假定大家都有独立的网络摄像头）要少得多。

在音频会议、视频会议甚至面对面的会议中，超过15人的团队很难在同一个议题上听到彼此的观点，与会者会变得漫不经心。引导师通常会将团队分成几个小组来解决时间有限或与会者参与度不高的问题，每个小组会同时讨论同一个话题或相关议题。小组会归纳团队内部的不同意见并向整个团队陈述他们的观点。

电子会议系统还有一个功能就是可以提供即时输入（通常被称为平行输入）来有效管理这些任务，哪怕与会者人数众多，这个功能依然可以做到这点。（这会是一个很棒的功能）

会议需要什么样的流程工具？我父亲是工程师出身，他曾经对我说“要使用正确的工具干活”。如果你的流程要求大家观看视频或文件，网络会议系统将是一个合适的选择。但如果参与者必须同步使用一份文件或者生成决策流程所需要的看法，电子会议系统将是最好的选择。电子会议系统可以将问题解决和决策流程的不同要素结构化，这些要素包括头脑风暴、组织和提炼观点、排定优先次序，筛选选择方案并建立共识等。

为了有效使用技术，参与者和你的技能需要达到什么样的水平？为了有效使用会议技术，大家必须具备使用这些技术的技能。随着技术水平的提升，虽然使用这些虚拟技术所需具备的技能要求不断下降，但随着技术由面对面会议转向音频会议、视频会议以及电子会议系统，对于掌握相应技术所需具备的技能水平的要求却不断增加。

提前询问团队成员是否使用过相关会议技术或者在电脑上、手机上使用过类似的功能很有必要。如果他们有过类似经验，询问他们能否得心应手地使用这些技术，他们的回答有助于你判断该项技术最终将有助于推进会议流程还是阻碍会议流程。

专题：电子会议系统技术和交互学习模式之间的匿名问题和不一致之处

电子会议系统将匿名用户作为其兜售的主要功能。他们的解释是，当用户匿名发表他们的看法或投票时可以增加团队成员之间的互动，改善某些团队成员的意见获得更多关注与采信而其他人的发言被忽略的局面。简言之，它可以将发言场所变得更公平，可带来更多富有创意、更高质量的决策。

然而我认为匿名用户这种做法与担责不相一致。虽然匿名发表的意见有助于减少因评估参与者的意见所带来的无关紧要的分歧，因为这可以让大家避免从发言人的姓名上去联想他的发言背景，但匿名是需要付出代价的。

另外，保持匿名不能针对问题的根源，而只是绕开了问题并让问题在随后的某一天里在另外的场景中重新浮现出来。相反，交互学习模式旨在解决团队中降低有效性的不便讨论的议题。

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团队在哪里开会，大家彼此如何相互交流，以及他们需要掌握哪些技能和流程来完成任务，这些因素都会影响会议流程的设计。让虚拟会议变成可能的技术创造了一个不同的会议“空间”，这改变了人们彼此之间的沟通方式，但人们需要掌握额外的技能来完成任务。（包括我们引导师本人都需要一些额外的技能，虽然不多，但是非常关键，否则一招不慎，满盘皆输。

接下来我们了解一下虚拟会议将带来哪些挑战，这需要引起团队和你的注意。（你一定要提前了解这些“坑”）

1、在虚拟会议中，你跟进团队中正在发生的事情的难度更大。

不同地点的与会者难以看到会议中发生的一切，因为他们不是身处一间有形的会议室中。如果你参加面对面的会议，你可以马上扫视一下整个房间和坐在你旁边的与会者，并且利用其他线索来了解团队正在讨论什么话题。但在虚拟会议中，告诉你团队正在讨论哪项议程的自然线索更少。这就要求引导师在任何时候都需清楚团队当前所处的流程环节。

2、很难就意见和提问收到反馈。

虽然在面对面会议中也有这个问题，如人们不善于在陈述观点的同时结合提问，但在虚拟会议中，这个问题更加严重。虚拟会议难以让与会者听见其他人说些什么或辨别清楚谁在发言，并且确保团队对于每个人的发言或疑问给出回应。在电子会议系统中，虽然引导师可以代替参与者进行干预，但参与者很难让团队就你的点评给予回应，或者指出团队忽略了你的意见。最后，如果团队使用的是过时的会议技术如半双向技术或某种扬声器，那么使用不同麦克风的人不能同时听到彼此的发言。

3、更加容易分心及一心二用。

在面对面的会议中，参与者经常接听电话来处理其他业务，即使团队参与原则要求不可以使用这些设备。团队成员可以通过言语或非言语信息轻而易举地表达他们的不满。但在虚拟会议中，你更难让所有参与者全神贯注于会议之中并指出他们与团队规范不符的行为。

4、更加容易漫不经心。

即使大家没有分心，他们也有可能变得漫不经心。一旦需要付出很多努力才能专注到会议的内容和流程上，那么人们就容易变得漫不经心。所以，如果我们以为会议流程是高效的，但其实未必。

5、你可能忘记谁在出席会议。

当大多数人在一个会议室中开会而还有一批人在另外的会议室中，大多数人会很自然地忘记了在其他会议室的与会者。当远程的与会者无法通过视频连接起来时，情况更是如此。

6、对他人的责任感更低。

电子会议系统的一个主要功能是团队成员所发表的意见处于匿名状态（这至少是一些软件的默认设置），这将带来意想不到的后果，那就是责任感降低了，而担责是团队引导技术以及交互学习模式的核心价值观之一。

7、信息更容易出现过载。

8、有效建立团队或修复团队将变得更加困难。

在团队中建立信任对于团队的发展至关重要，而建立信任也是虚拟团队所需面对的重大挑战。当团队有效关注具有挑战性的议题时，他们会观察并检验自身对其他言语和非语言行为所做出的推论。

虚拟团队给大家带来更大风险，因为大家很难看到这些行为并且做出回应。这就让 解决诸如信任、防御和其他不便讨论的议题变得难上加难。总而言之，虚拟团队的专家建议不要使用虚拟会议来启动一个新团队。在虚拟团队中重建信任将变得更加困难。

9、电子会议系统技术让及时干预与会者与交互学习模式不符的行为变得更加困难。

因为电子会议系统可以让参与者同时输入他们的意见并回复彼此的意见，引导师难以实时解读所有的信息，如果他面对的是单一团队的话。这让与会者与交互学习模式不符的行为变得更多，并且带来单边控制的负面结果。当与会者通过匿名方式发言时，这个问题会更加严重。

虽然技术变得越来越稳定，大家依然可能遇到连接不稳定或连接中断的问题， 软件也可能出现冻结或需要重启，而且整个系统也有可能出现崩溃。作为主持虚拟引导次数最多的人，我曾经历过上述所有问题。制定备用计划很有必要。 （大家不要以为这是不可能的，2月3日，我们至少收到两个SPOT同学反馈，他们使用企业微信远程会议崩溃了！你没有看错，是腾讯的企业微信，系统崩溃在当前大量的企业开工需要开远程会议的情况下更是大概率事件）

关于远程会议软件的选择上，SPOT群的讨论

设计和引导虚拟会议来解决前述挑战

作为引导师、顾问或培训师，你的任务是共同规划和设计会议，并且在会议中通过你的引导师角色来解决上述提到的挑战。解决虚拟会议挑战的方法有一些与线下面对面会议挑战的是一样的，我们不会在此重复一遍。（大家可以看看我们公众号此前发布的文章，都是关于线下面对面会议的挑战和应对方法）

一、拓展引导角色的能力入手

虚拟会议需要你拓展引导角色并基于拓展的角色掌握额外的技能。大多数在线引导技能与正常引导技能一样，但还需额外增加几项技能。

远程会议（线上）和非远程会议（线下）所使用到的会议引导能力是一样的，这里不再赘述，只是分享其中三项功能仅限于远程会议系统会议的。

1、适当地选择和准备技术。

2、对于理解技术及引导技术的理解与技术输出得心应手。

3、了解技术及其功能。

国际引导协会(IAF)的一份杂志《团队引导》上的一项研究得出了类似的结论，增加了能借助网络与对方沟通这样的 在线引导能力。

需要澄清的一点是，虽然虚拟会议有其专有的引导功能和技能，但这是在适用所有引导角色的一整套能力之外新增加的要求。也就是说，那些能让你在线上有效行使引导师角色的技能，也能让你在线下有效行使引导师角色。

二、与合作伙伴联袂引导解决挑战

由于虚拟会议的额外能力要求，与合作伙伴联袂引导是一个有用的方法。如果你确实与另一位引导师合作，你需要决定如何分配和协调你们的角色。在虚拟会议中，通常让一位引导师作为团队流程的主引导而另一位引导师担任技术的协助者。（这会非常棒！

作为团队流程的主引导者，你会执行引导的过程任务，包括保证团队成员的表现与团队的任务和基本原则保持一致，帮助团队基于大家的发言来提炼精华、赋予意义并做出决策，共同修改议程以便让它符合团队的需要。

作为技术的协助者，你的关注点是会议技术，包括在会议前用适当工具准备好技术，在会议中为不同的团队任务匹配合适的技术，帮助团队成员使用技术，用技术监督问题并对成员在使用技术中出现的问题做出回应。

如果你计划与一位合作伙伴一起合作，这将成为与团队订立合约所需商讨的一部分。

三、与发起人（团队负责人）达成共识

你在面对面工作坊里引导中关于达成共识（订立合约）的核心问题也适用于虚拟会议。除了会议在哪里召开这类提问之外，就团队需要使用的虚拟会议技术，你还需要关注额外的问题——

【补：我们团队这次虚拟会议的目标到底是什么？清晰会议的3O这里不再赘述，详细内容参考：

1、虚拟会议当前可使用的技术都有哪些？它使用的浏览器和应用软件的版本怎样的？

2、考虑到团队虚拟会议的目标、会议的时长、大概的日程和流程设计、参与者人数及参与者所处的位置、可以使用的硬件及网络链接这些因素，什么样的虚拟技术比较适合？

3、每位与会者将使用所有技术还只是一部分（如利用视频在线技术接入会议）？

4、万一技术出现问题，备用方案是什么？（要备降落伞啊）

5、在会议中你会聘请引导合作伙伴吗？如果有的话，你们每个人的角色分别是什么？

四、通过设计会议解决挑战

在和发起人达成前述的共识（订立合约）之后的第一阶段就是开始设计虚拟会议，然后进入第二阶段：你和合作伙伴可继续设计会议流程的细节。

以下是对设计虚拟会议的六条建议，它们可以解决我在上文中所描述的虚拟会议的挑战。

研究发现如果参与者无法在会议中清晰地表达他们的利益点，他们会选择拒绝参加虚拟会议。与面对面会议不同，虽然虚拟会议貌似能带来更高的出席率，可一旦你认为会议无法满足你的需求，你更容易选择不出席会议。从理想的角度看，这意味着所有成员应该出席规划会议。如果在设计阶段所有与会者的利益点都被考虑进来，那么与会者在会议中没有积极投入的概率就会大大下降。

2．假设大家学会使用技术需要更长的时间。

对与会者而言，任何新的技术都有一个学习曲线，哪怕是面对面开会团队所使用的流程也是如此。当你在一群人中尝试了某项技术后，你可以更好地预计需要花费多少时间。在那之前，与之前在类似环境中使用过类似技术的同事沟通一下，以便对所需时间做出实际的估计。

3．设计会议的日程，让大家清晰地知道你在每步会用到的技术、工具及所需时间。

电子会议系统技术运用一些特殊的工具来引导团队解决问题和做出决策。通过确认这些工具和所需时间，你可以让团队更好地理解会议进程，同时减少因跑题带来的投入度不高的问题。

4．分发会议中会出现的人物照片和简单介绍。

除非你是和一个定期碰面的紧密团队合作，提供与会者的照片和简介可以提醒大家谁参加了会议，并且将他们的面孔与人名和声音联系起来。在电子会议系统中，你可以在会议开始前上传这些信息以便让大家浏览。

沟通研究发现，当人们从面对面沟通转为视频或声频并最终变成文字沟通时，用于理解当时情况的信息就减少了。让大家能够通过视频看到对方可以让你和参与者对彼此做出推论并且检验这些推论。它也让人们知道某个人是否出席会议并且全神贯注。但是，确保视频技术稳定工作并不容易，特别是当团队人数增加时。所以，引导师通常在会议开始时运用视频来做介绍，然后转为使用电子会议系统或声频。

6．做好技术备用方案。

会议设计必须包括一个备用方案，以防万一。技术故障包括有个别成员无法接人，或者无法使用某种功能，系统因无法解决的系统问题而崩溃。拥有随传随到的技术支持也非常重要。

【补：7、要设计必要的参与互动环节

不要假设每个人都是在老老实实参加会议的，这一点我是某次5个各地不同的会议室远程视频会议里发现的，你时常让更多的人参与——哪怕是邀请读一段文字——都可以调起参与者远程参与的投入度。】

疫情之下的开工利器：远程会议系统；然而这不仅仅是一个在线技术问题那么简单，更多是会议过程的全面调研、精准定义、精心设计和完美执行

五、在虚拟会议中应对挑战

你的过程引导师角色包括优化你和团队使用技术的优势并减少由此所带来的挑战。有些虚拟会议的挑战可以通过设计来解决，但还有一些挑战需要在会议现场解决。就你在虚拟会议中担任引导师，给你以下八点建议，它们也可以用来解决我们上文所描述的诸多挑战。

1、使用备用的对话渠道来处理技术问题和非议程问题。

在会议一开始，清楚地向参与者解释应如何就技术和非议程问题寻求帮助。通过使用不同的流程，如一个专属的文字聊天框，技术合作者可以很快了解参与者的要求，而且这不会影响参与者完成手头上的任务。

2．如果你必须在让摄像机关注所分享的信息、发言者或其他参与者间做出选择， 选择关注所分享的信息。相比于看到发言人或其他与会者，分享的信息更加有利于参与者参与讨论。参与者在看到分享的信息的同时，仍然可以听见发言人的发言。

3、在会议中经常使用议程表，让与会者知道他们现在处于会议议程的具体位置。

当使用电子会议系统时，如果与会者没有及时从一项议程转向另一项议程，他们就无法参与到当前的任务中。对于任何有效的会议来说，清楚地知道并且宣布这些转换，十分必要。

4、称呼与会者的姓名并让大家发言前报出自己的名字。

除非每个人都在视频上，这样可以让每个人了解谁出席了本次会议。这也可以让大家将发言者之前的发言与现在的发言联系起来，并且通过了解谁在回复这些发言从而更加理解会议内容。

5．经常检查成员的状态。

在虚拟会议中，你无法扫视会议室，无法了解哪位与会者出现分心，哪些人感到沮丧或感到困惑。但是，作为引导师，你可以通过快速投票来了解大家的状态。

6．当团队没有对他人的发言做出回应时，实施干预。

在电子会议系统中，你很容易不去实施干预，因为参与者提供大量反馈的速度非常快。所以，观察有人提问却没有得到团队的反馈显得更为重要。

7．当团队成员没有采取交互学习模式的行为时，实施干预。当然，这是你作为引导师角色的核心部分。但是，你去干预与交互学习模式不符的行为时比较困难，因为参与者以很快的速度提供了大量反馈。

8．让大家描述同一地点成员的非语言行为。

如果你没有使用视频或者无法看到所有的人，请大家描述同一地点成员的非语言行为，我通常会这么说：“我无法看到会议室中大家的反应，你可以描述他们的面部表情吗？”人们通常会反馈：“乔和我在微笑，但博迪在摇头。”

虚拟会议可以让团队身处不同地点的情况下完成任务。虽然面对面的交流可以让参与者交换信息并且得到虚拟会议所无法提供的体验，但虚拟会议技术依然在持续改进。电子会议系统为很多团队任务提供了有用的结构。研究表明如果采用电子会议系统，结构化的言语与电子沟通改善了输出质量，减少了完成任务的时间并且提升了规划流程的满意度。

本文的原作者 罗杰 ·施瓦茨，我们结合团队引导技术，稍有改编。

注：交互学习模式，施瓦茨认为这种对话学习模式的团队可以使得团队绩效更好、工作关系更好及对于团队的归属感更强。交互学习模式有一套的假设、价值观和行为标准，比如的假设有：1）我有些信息，其他人也有一些我不知道的信息；2）差异是学习的机会；3）人们虽与我看法不一，但动机依然纯洁；4）我是问题的一部分；

和交互学习模式对应的是 单边控制模式，也有一套的假设、价值观和行为标准，比如的假设有：1）我了解情况，那些不同意我看法的人不了解情况；2）我是对的，那些持有不同观点的人是错的；3）我的动机是单纯的，那些不同意我看法的人动机可疑；4）这不是我的问题。

（过程引导师的重要职责是让团队走出单边控制模式，去到交互学习模式，这是一个极其重要、又极其有挑战的工作！引导师就是吃这碗饭的：》不要以为引导仅仅是做个会议主持人而已！）

2019年王延广老师为广州某公司做远程视频会议的引导（使用的是该公司内部的视频会议系统）

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