点击上方“蓝色字”可关注我们！在ERP系统中，物料编码本身没有含义，但在系统内，是各种物料应用的唯一代号。在离散型制造业中，物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切活动均以物料编码为依据进行查核。1.物料编码原则编码的目的在于将物料化繁为简，便于物料的管理和识别，节省阅读、填写、抄录的时间与手续，减少错误机会。因此，物料编码在应用文字、符号或数字上要力求简单、明了，并遵循唯一性、标准化、简单化、快捷性、系统性、可扩展性等原则。1.1 定义编码的原则(1)唯一性物料代码要能唯一识别，不能有二意性，不能重复；在数据库中，一般物料编码也常常作为表的关键字段，表中的关键字段也要求各物料的编码是唯一的。(2)标准化尽量采用通用的标准进行编码，总的原则是，标准一旦被确立，其地位就相当与法规，所有的业务部门包括技术部、采购部、仓储部、销售部等，都要遵循这个法规规定，有不同的异义可向法规负责部门提出，对规则进行调整，或者是仍按现规则执行，决不能无视法规存在，按自己的想法另做一套，这会造成编码的重复或无法识别，也会对BOM维护、采购计划的执行、仓库发料等造成一系列问题。(3)简单化物料代码要简单明了，易读易懂。由于编码在系统中经常性地被调用，例如仓库每月的收发货会有几十万笔，这时，如果输入一个14位的编码和输入一个6位的编码，对于整个输入的效率、差错率是差别极大的，建议对编码长度进行合理的预计，编码长度应能确保物料编码在将来能被扩充使用。另外，编码时尽量不要字母和数字或符号进行混编，这也可以提高输入的效率。(4)快捷性制定的物料编码应具有被快速识别、快速输入和能被计算机快速处理的属性。(5)系统性要全面、系统地建立物代码的体系结构；建设编码的完整体系，对公司以后的工作是非常重要的，只有在标准规划下制度化地进行编码，才是可控的，在系统中的维护也是有保障的。(6)可扩展性所有被编制的代码要留有余地，以便扩展。考虑编码规划时要留有余地，即使目前阶段用不上，但也要将其规划在内，为将来的系统扩展，增加扩编的余地。1.2 实施编码的原则(1)尽量采取数字尽量采用数字，可使键盘输入时的操作效率提高。也避免数字与某些英文字母因形状类似，而易产生混淆的情形。如果非用英文字母，则英文字母最好固定安排在编号的前几码，且位数一致。(2)分类的一般原则编码可以简单反映分类，分类的一般原则是大分类号在前，小分类号在后，依序排列，总体的层次不超过三层。例如编料号时，可以第一、二码表示大分类号，第三、四、五码表示中分类号，第六、七码表示小分类号，之后则以三位码的流水号进行编号。日后如有新增数据，只要在相应位码插入即可。(3)编码的属性变化如果数据的属性发生变化，则绝不可以将其放入到编码规则之中。例如员工所属的部门也纳入到编码的属性中。2.实施编码的步骤2.1 成立专业团队尽量选择企业中对部门业务熟悉，且有丰富工作经验的人员组成专业团队。这些专业人员要熟悉工厂目前现有的数据情况、业务流程和业务情况：只有熟悉业务，才能结合ERP软件设计出符合工厂实际需要的数据蓝图规划。不然，在上线后才发现原先定的方案不对，再重新进行数据定义，那时。带来的后果是相当严重的，甚至导致系统下线。参与编制物料代码的部门，要涉及到技术、采购、制造、销售、财务等部门。一般以技术部门为主，但各相关业务部门都要参加。原因是当编码很多时，均与实际业务有联系，所以各部门的意见及相关的建议都很重要。多听取各方面的意见，才能做出一个考虑周全的方案。确定方案后.参与的各个部门的项目组成员也相当于一个传播者。由这些成员向部门进行代码的解释和贯彻会更快捷，也可节省时间，部门之间的沟通也会比较容易。2.2 配合ERP项目的蓝图规划按企业运行状况进行数据梳理和规划，了解这些数据之间的连接关系，评估数据量的规模，对数据采集的复杂度和工作量应有比较清晰的了解。并以此评估所需人力资源的配备和所需花费的时间。整理五千条和五十万条的数据量，要采取不同的数据整理策略。2.3物料的分类(1)按物料使用地的性质不同，将所有的物料分为生产性物料和非生产性物料两类，生产性物料又分为成品、半成品和原材料，原材料又分为无图号原材料和有图号原材料。非生产性物料也分为有图号的和无图号的。无图号原材料内又可分为黑色金属、有色金属、配套件、小配套、紧固件、化工材料、绝缘材料、电线电缆、焊接材料、辅料、产品备件、包装材料等。有图号原材料内也可分为有图号配套件、铸锻件、其他材料。非生产性物料分为外购工具、机械备件、电气备件、基建材料、安环材料、汽配物资、办公用品、其他等。(2)要注意采购单位、库存单位、销售单位的区别。对于离散型企业的物料，更要注意的是采购单位和库存单位。尤其要注意采购单位和基本单位的差异。应提前制定基本单位和采购单位的换算关系。通常遇到的情况有：螺丝、螺母，采购以箱、盒、公斤为单位的，发料的基本单位是以件为单位的。油或液体之类的物料，发放时是以升作单位，采购时却以桶为单位。因此，需建立各种单位之间的换算关系，使系统能进行自动换算。对于规格不同的物料或者品牌不同的物料，价格有会差异，从成本核算的角度考虑，还是建议应用不同的物料管理，以避免核算差异，便于成本控制。3.流程管理物料的数据管理和运行中的物料流程的维护，需要仔细地考虑周全。系统数据管理的原则是要保证同一类的物料编码，只能有一个出口，并要对编码进行有效控制，防止重复和一物多码的现象发生。从数据维护的角度考虑，通常采用两种主要类型的维护模式，一种是集中式，即所有的数据都从同一的渠道录入；另一种是分布式，即所有相对应的数据由相关各个职能部门的专业人员维护，例如采购部门维护物料的采购信息，制造部门维护物料的生产和计划信息，技术部门维护物料基本信息和技术信息，销售部门维护物料的销售信息等等。这两种方式各有利弊，企业要根据其类型、规模、基础数据、管理水平、执行力、部门职能等各个角度去权衡采取那种数据维护模式。3.1 数据的准确度与数据维护不管是集中式还是分布式，目标都很明确。即维护的数据准确度要高，数据运行要流畅，数据的准确度至少要达到99％以上。要防止发生需要创建采购申请、采购订单、销售订单时，却发现数据还末进行维护的现象出现。3.2 两种数据管理方式的优劣两种数据管理形式各有千秋，要根据企业实际情况进行选择。如企业的基础数据越差，越需要用集中式的集权模式，才能更好地统一管理，对数据的标准应严格执行，需要有校对机制。可采取统一数据传递的格式、流转的次序、流转的质量、时间要求等方法，利用OA办公系统等流程管理平台控制业务数据的传递，并采取绩效考核等方法，保证数据的维护质量。相对而言，分布式的管理方式要求更高，因为此时数据维护的职权已下放至每个业务部门，对于系统原先的数据入口只有一个可以导人，现在就会有五六个口子进行导入了，其中如有一个口子没即及时导人或维护的话，就会对业务的运行造成影响，发生这种情况后，及时进行判断较为复杂。而集中式数据管理就比较简单，只要监控一个口子对数据导入与否，可即时进行判断，但集中式数据管理，需要有专业的维护团队负责数据的填写和导入，因此，建立和维持这个团队对于采用集中式数据管理的企业是非常关键的。3.3 集团数据管理集团公司管控模式是一个复杂的体系，常见的有直线职能制、事业部制、矩阵制、子公司制、及多中心网络式等等。不管何种形式，数据的相对统一是ERP系统所必须需要的，不然集团的人事、财务、销售、采购的一体化就无从谈起。在系统刚启动时，将涉及各企业数据管理的人员集中起来，成立一个对各个业务数据都比较熟悉的小组，负责编撰整个集团的编码规范、制定流程并协调各企业数据维护小组进行数据的整合工作。4.结束语通过系统化的ERP物料编码规划和实施，可以建立起一套完整的企业数据管理体系，为业务的运作提供强有力的支撑。依托计算机技术的网络平台，将企业内各数据资源进行整合和系统化，实现了数据的集中化管理，也使企业的管理水准迈上了新的台阶。本文转自e-works　
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